Prowadzisz działalność w Niemczech lub planujesz zatrudnić tam pracowników? W takim razie prędzej czy później zetkniesz się z pojęciem betriebsnummer, czyli numeru przedsiębiorstwa. To jedno z kluczowych oznaczeń w niemieckim systemie ubezpieczeń społecznych, wymagane m.in. przy zatrudnianiu pracowników. Czym dokładnie jest ten numer, kto go nadaje i jak go uzyskać? Wyjaśniamy krok po kroku.
Czym jest betriebsnummer?
Betriebsnummer, czyli numer zakładu pracy, to ośmiocyfrowy identyfikator przypisany do każdego niemieckiego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Jest on wykorzystywany w kontaktach z urzędami – przede wszystkim z niemieckim systemem ubezpieczeń społecznych (Sozialversicherung) – i pozwala na jednoznaczną identyfikację pracodawcy w dokumentacji zgłoszeniowej, rozliczeniowej oraz statystycznej.
Numer ten jest obowiązkowy w sytuacjach takich jak:
- zatrudnienie pierwszego pracownika na umowę o pracę,
- zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń społecznych,
- przesyłanie danych do instytucji, takich jak Krankenkasse czy Bundesagentur für Arbeit.
Nie można go mylić z numerem identyfikacji podatkowej (Steuernummer) czy numerem NIP (USt-IdNr), ponieważ każdy z nich służy innym celom.
Kto nadaje numer przedsiębiorstwa w Niemczech?
Numer przedsiębiorstwa w Niemczech (betriebsnummer) przydzielany jest przez specjalny organ federalny – Bundesagentur für Arbeit, czyli Federalną Agencję Pracy. W szczególności zajmuje się tym jednostka o nazwie Betriebsnummern-Service (BNS), z siedzibą w Saarbrücken.
Wniosek o nadanie numeru składa się drogą elektroniczną, telefonicznie lub listownie. Najszybszym i najwygodniejszym sposobem jest złożenie wniosku online za pośrednictwem oficjalnej strony internetowej BNS. Po pozytywnej weryfikacji dane firmy zostają wprowadzone do rejestru i generowany jest unikalny numer identyfikacyjny.
Jak uzyskać betriebsnummer – krok po kroku
Aby uzyskać numer przedsiębiorstwa w Niemczech, należy przejść przez kilka prostych etapów:
- Rejestracja działalności gospodarczej – najpierw firma musi zostać formalnie zarejestrowana.
- Wniosek o betriebsnummer – składany za pomocą formularza online na stronie BNS lub poprzez kontakt telefoniczny.
- Podanie danych firmy – wymagane są dane identyfikacyjne firmy, forma prawna, adres siedziby, dane kontaktowe oraz informacje o rodzaju prowadzonej działalności.
- Oczekiwanie na nadanie numeru – czas oczekiwania wynosi zazwyczaj kilka dni roboczych.
- Otrzymanie potwierdzenia – po przyznaniu numeru firma otrzymuje oficjalne pismo z betriebsnummer.
Warto pamiętać, że jeśli firma prowadzi kilka oddziałów w różnych lokalizacjach, może potrzebować osobnych numerów dla każdego z nich.
Kiedy betriebsnummer jest potrzebny?
Betriebsnummer jest wymagany w każdej sytuacji związanej z ubezpieczeniem społecznym zatrudnianych pracowników. Dotyczy to m.in.:
- zgłaszania nowego pracownika do kasy chorych (Krankenkasse),
- przesyłania danych do systemu emerytalnego (Rentenversicherung),
- kontaktów z instytucjami pracy i zatrudnienia,
- sporządzania rocznych statystyk i raportów do urzędów.
Bez tego numeru niemożliwe jest legalne zatrudnienie pracownika w Niemczech, nawet na krótki okres.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Betriebsnummer, warto zaplanować z wyprzedzeniem – zwłaszcza jeśli planujecie rozpocząć działalność operacyjną z pracownikami. Brak numeru może skutkować opóźnieniami w wypłatach wynagrodzeń czy problemami z rejestracją w systemie ubezpieczeń. Jeśli firma przestaje zatrudniać pracowników, betriebsnummer może zostać dezaktywowany, ale można go ponownie aktywować w przyszłości.
SZUKASZ WIĘCEJ INFORMACJI I PORAD NA TEN TEMAT?