Zatrudnienie Niemca przez polską firmę

Dla polskich firm wejście na niemiecki rynek to świetny start do rozwoju i ekspansji w całej Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z wiedzy niemieckich specjalistów, aby lepiej poznać rynek zachodniego sąsiada i zwiększyć szanse na sukces. Zanim jednak zatrudnisz obywatela Niemiec, dobrze się przygotuj do tego kroku.

Dlaczego polska firma zatrudnia Niemca?

Na początek dobre wieści z rynku pracy: Według przygotowanego przez Komisję Europejską „Sprawozdania rocznego na temat wewnątrzunijnej mobilności pracowników za 2024 r.”, unijny rynek mobilności pracowników stabilizuje się po spadkach w okresie pandemii. To oznacza, że Europejczycy coraz chętniej wybierają atrakcyjną pracę dla firm z innych państw UE.

Wewnątrzwspólnotowa integracja na rynku zatrudnienia przekłada się na zaufanie i większy dostęp do specjalistów. A to z kolei są dobre wieści dla polskich przedsiębiorców planujących ekspansję firmy do Niemiec. Dlaczego warto zatrudnić obywatela zza naszej zachodniej granicy? Bo to się po prostu opłaca.  

Polskie firmy, które poszukują pracowników z Niemiec:

• mają ugruntowaną pozycję na rynku polskim i szukają nowych rynków zbytu, a ten niemiecki jest bardzo atrakcyjny ze względu na swoją wielkość, stabilność i bliskość 
• potrzebują fachowców z dużą znajomością lokalnego rynku, która ułatwi rozwinięcie działalności w Niemczech (najczęściej z obszaru sprzedaży)
• przeważnie szukają jednego pracownika, np. kierownika lub dyrektora ds. sprzedaży (Head of Sales), choć wraz z rozwojem firmy mogą potrzebować większej liczby specjalistów

Ważne: 

Pamiętaj, że ekspansja na unijne rynki wiąże się też z umiejętnością elastycznego dopasowania się do lokalnych przepisów, np. należy zapewnić pracownikowi spoza Polski takie same prawa, jakie obowiązują w danym kraju prowadzonej działalności.

Ekspansja firmy do Niemiec a lokalne zatrudnienie

Wejście na niemiecki rynek polskiej firmy to z pewnością krok milowy w jej rozwoju. Dzięki lokalnemu pracownikowi w zespole, który ma szeroką wiedzę związaną ze swoim stanowiskiem i jako obywatel Niemiec dobrze zna też w praktyce codzienne bolączki zawiłości prawnych, możesz:

• uniknąć wielu pułapek tak typowych dla firm, które postanawiają działać w innym kraju niż swój, m. in. brak strategii wejścia, niezrozumienie lokalnej kultury biznesowej czy nawet społecznych różnic kulturowych
• sprawniej budować relacje z klientem niemieckim poprzez postawienie na wizerunek międzynarodowej firmy, która docenia kompetencje i otoczenie biznesowe kraju, w którym działa
• szybciej osiągnąć przewagę nad konkurencją.

Warto jednak pamiętać, aby korzyści z widocznego na horyzoncie wzrostu firmy nie przysłoniły obowiązków. Dlatego przed wejściem firmy do Niemiec dobrze się przygotuj do tego kroku.

Polskie firmy zatrudniające Niemca w jego kraju powinny dobrze znać m. in.:

• lokalny rynek pracy oraz prawo pracy (m. in. przepisy dotyczące zatrudnienia, minimalnych stawek, urlopu oraz innych warunków pracy)
• przepisy związane z podatkami 
• przepisy regulujące kwestie dyskryminacji (np. ze względu na wiek czy płeć)

Dobra znajomość przepisów obowiązujących w danym kraju to też większa pewność uniknięcia ewentualnych problemów prawnych lub finansowych dla firmy. 

Jak wygląda rozliczenie pracownika z Niemiec?

To jedno z kluczowych zagadnień związanych z zatrudnieniem cudzoziemca przez polską firmę na terenie jego kraju. W przypadku Niemiec może to być szczególnie wymagające ze względu na złożone przepisy dotyczące zeznań podatkowych. Firmy muszą więc być dobrze przygotowane i mieć odpowiednie wsparcie.

Przy rozliczaniu niemieckiego pracownika należy pamiętać, że:

• jest on rozliczany zgodnie z niemieckimi przepisami, obowiązującymi stawkami oraz zapisami umowy lub regulaminu firmy,
• rozliczenie z niemieckim fiskusem (Finanzamt) dotyczy osób objętych tzw. Pflichtveranlagung, czyli obowiązkiem podatkowym, jeśli osiągnęły dochód w danym roku,
• zeznania muszą być składane w wyznaczonych terminach – opóźnienia mogą skutkować wezwaniami i karami, także finansowymi,
• podatnicy muszą złożyć odpowiednie formularze i dokumenty potwierdzające dochody oraz ulgi; np. jeśli zatrudniasz pracownika na umowę o pracę przedstawiasz zaświadczenie o podatku od wynagrodzenia – Lohnsteuerbescheinigung,
• obowiązują tzw. klasy podatkowe, ustalane według sytuacji rodzinnej – wraz z zarobkami mają wpływ na wysokość należnego podatku.

Terminowe rozliczenia mogą być trudne zarówno dla pracowników, jak i firm spoza Niemiec. Warto więc zadbać o fachowe wsparcie i sprawny kontakt z niemieckimi urzędami.

Jak BZ-Polska pomaga firmom w zatrudnianiu obywateli Niemiec?

Kiedy zdecydujesz się przyjąć do pracy obcokrajowca, możesz zyskać naprawdę wartościowego pracownika, którego wiedza z pewnością poszerzy horyzonty biznesowe Twojej firmy. To już dobry początek. Kolejny krok to oszacowanie i prowadzenie niezbędnych zadań, jakie wiążą się z jego zatrudnieniem. Firmy szukają przede wszystkim kompleksowej usługi, tzw. single point of contact (SPOC). Oznacza to, że niezależnie od rodzaju sprawy jest dedykowany zespół lub osoba, która przeprowadzi klienta przez cały proces od rejestracji, przez rozliczenia, aż po kontakt z niemieckimi instytucjami. 

Wypracowany przez Beratungscentrum model zarządzania cyklem zatrudnienia cudzoziemca jest doceniany przez polskie firmy, bo pozwala znacznie je odciążyć i tak w już dość obszernej problematyce kadrowo-płacowej w naszym kraju. Bliskość naszego biura, a działamy od lat w Poznaniu, przekłada się też na duże zrozumienie specyfiki niemieckiego rynku pracy. Co jest szczególnie ważne – kompleksowo zajmujemy się obsługą od rejestracji aż po sprawy związane z uzyskaniem zaświadczenia o pracy w Niemczech.

Analizujemy dokładnie potrzeby naszych klientów i dopasowujemy działania tak, aby właśnie firma mogła spokojnie w jednym miejscu powierzyć szereg spraw. To znacznie skraca komunikację, czas i koszty. W ramach współpracy z firmami zapewniamy m. in.:

• pomoc w zdobyciu wymaganych rejestracji
• sprawne rozliczenie kadrowo-płacowe
• wsparcie w kwestiach prawnych
• precyzyjną odpowiedź na potrzeby klienta niezależnie od miejsca prowadzenia działalności w Niemczech
• bieżącą opiekę klienta
• prawną pieczę kancelarii prawnej w ramach naszej grupy oraz dodatkowe wsparcie niemieckich kancelarii wyspecjalizowanych w obsłudze klienta biznesowego
• kontakt z urzędami w Niemczech, dzięki zespołowi międzynarodowych, w tym niemieckich, specjalistów 

Warto nadmienić, że prawidłowe rozliczenie pracownika wymaga swobodnego poruszania się wśród złożonych regulacji prawnych na rynku niemieckim. To sprawia, że zainteresowanie taką kompleksową obsługą firm stale rośnie wśród naszych klientów. 

Czy możliwe jest zatrudnienie Niemca w Polsce?

Tak – polskie firmy, zarówno duże, jak i mniejsze, coraz częściej zatrudniają cudzoziemców w Polsce. Potwierdzają to również nasi eksperci z Biura Prawno-Rachunkowego Skorupiński. Zatrudnienie obywatela UE to szansa na wzbogacenie zespołu o nowe kompetencje, doświadczenie i świeże spojrzenie na rynek.

Dzięki swobodzie przepływu osób w Unii Europejskiej, zatrudnienie Niemca nie wymaga specjalnych formalności, np. zezwolenia na pracę. Kandydaci z UE przedstawiają takie same dokumenty jak obywatele Polski – formularze osobowe, świadectwa pracy czy inne wymagane załączniki.

Zatrudnianie obywateli UE regulują m.in.:

1. Ustawa z 14 lipca 2006 r. o pobycie obywateli UE.
2. Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia.

Najważniejsze zasady:

• Pobyt do 3 miesięcy jest wolny od formalności; dłuższy wymaga rejestracji w urzędzie wojewódzkim.
• Zezwolenie na pracę nie jest potrzebne – Niemiec może pracować na takich samych zasadach jak Polak.
• Równy dostęp do rynku pracy, edukacji i usług publicznych.
• Rejestracja pobytu jest obowiązkowa po 3 miesiącach.

Wybór formy zatrudnienia – w Polsce czy Niemczech – zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Niezależnie od modelu, pracodawca musi pamiętać, że zatrudniony cudzoziemiec ma identyczne prawa i obowiązki jak obywatel Polski.

Kluczowe obowiązki pracodawcy:

• Zgłoszenie pracownika do ZUS i urzędu skarbowego.
• Odprowadzanie podatku dochodowego i składek ZUS.
• Legalna forma zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie itp.).
• Niedyskryminujące warunki zgodne z Kodeksem pracy.
• Obowiązek zgłoszenia zatrudnienia do Powiatowego Urzędu Pracy.

Zatrudnienie bez spełnienia formalności grozi grzywną do 30 000 zł. Pracownik może też zostać zobowiązany do opuszczenia Polski.

Zatrudnienie obywatela Niemiec w 2025 roku – co się zmieniło?

Czerwiec 2025 przynosi istotne zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców, w tym obywateli Niemiec. Oto najważniejsze z nich:

• Ograniczenie umów cywilnoprawnych: umowy zlecenie i o dzieło dopuszczalne tylko wyjątkowo. Podstawą zatrudnienia staje się umowa o pracę.
• Rozszerzone kontrole: Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna mogą kontrolować pracodawców także bez zapowiedzi.
• Surowsze kary: za nielegalne zatrudnienie grożą wyższe grzywny i zakazy dalszego zatrudniania cudzoziemców.
• Preferencje dla specjalistów: osoby z kwalifikacjami (np. w IT czy medycynie) łatwiej uzyskają dostęp do rynku pracy.
• Cyfryzacja procedur: formalności związane z zatrudnieniem cudzoziemca można załatwiać online.
• Zniesienie testu rynku pracy: nie trzeba już sprawdzać dostępności kandydatów z Polski.
• Obowiązek zgłoszenia: pracodawcy muszą informować urząd pracy o rozpoczęciu i zakończeniu zatrudnienia cudzoziemca.
• Wsparcie językowe: cudzoziemcy w sektorze ochrony zdrowia mogą korzystać z dofinansowanych kursów języka polskiego.
• Zasady dla obywateli UE: obywatele UE, EOG i Szwajcarii nadal mogą pracować w Polsce bez zezwoleń.

Zalecamy dokładne zapoznanie się z przepisami i dostosowanie wewnętrznych procedur w firmach do nowych regulacji.

SZUKASZ WIĘCEJ INFORMACJI I PORAD NA TEN TEMAT?