Fikcyjne samozatrudnienie w Niemczech: Czy warto ryzykować przyszłość firmy dla pozornych oszczędności?

Wystawiasz faktury niemieckim kontrahentom? Uważaj, by urząd nie uznał ich za ukryty etat.Choć model B2B wygląda na legalny, niemieckie organy kontrolne coraz ostrzej tropią tzw. Scheinselbständigkeit, czyli ukryte zatrudnienie. Dla polskiej firmy to ryzyko utraty płynności przez wsteczne składki i dotkliwe grzywny. Dowiedz się, gdzie kończy się samodzielność, a zaczyna fikcyjne samozatrudnienie.

Czym jest Scheinselbständigkeit i dlaczego Niemcy tak ostro z tym walczą

Scheinselbständigkeit to sytuacja, w której osoba formalnie prowadzi działalność gospodarczą (jest selbständig – samozatrudniona), ale faktycznie wykonuje pracę jak pracownik etatowy. Zamiast umowy o pracę (Arbeitsvertrag), strony podpisują umowę cywilnoprawną (np. Werkvertrag – umowa o dzieło lub Dienstvertrag – umowa zlecenia), co pozwala niemieckiemu zleceniodawcy uniknąć kosztów pracodawcy: składek na ubezpieczenia społeczne, płatnego urlopu, ochrony przed zwolnieniem, przestrzegania prawa pracy.

Niemiecki system ubezpieczeń społecznych (Sozialversicherung) jest finansowany z obowiązkowych składek płaconych przez pracodawców i pracowników. Gdy ktoś pracuje „na czarno” lub w ramach fikcyjnego B2B, system traci środki. Dlatego niemieckie władze aktywnie tropią Scheinselbständigkeit, a kary są surowe.

Dla polskich firm problem narasta w kilku branżach: 

• IT (programiści, testerzy, graficy),
•  transport (kierowcy na kontraktach), 
• budownictwo (fachowcy „samozatrudnieni” wynajmowani na budowy), 
• opieka (pielęgniarki i opiekunki formalnie prowadzące działalność). 

Jeśli polska firma wystawia faktury niemieckiemu zleceniodawcy, ale jej pracownicy wykonują pracę jak etatowcy – ryzykuje oskarżenie o organizowanie fikcyjnego samozatrudnienia.

Kluczowe kryteria – kiedy B2B to faktycznie etat

Niemieckie prawo nie definiuje Scheinselbständigkeit wprost, ale kluczowe są cechy zależnego zatrudnienia: podporządkowanie poleceniom i włączenie w organizację zleceniodawcy (§ 7 SGB IV). Orzecznictwo sądów pracy (Arbeitsgerichte) i praktyka organów kontroli wypracowały szereg kryteriów. Im więcej z nich jest spełnionych, tym większe ryzyko uznania współpracy za ukryte zatrudnienie.

1. Osobiste wykonywanie pracy (persönliche Leistungspflicht)

Prawdziwy samozatrudniony może zatrudnić kogoś, kto wykona zlecenie za niego. Jeśli polski „freelancer” musi osobiście stawić się na budowie czy w biurze niemieckiego klienta i nie może wysłać zastępcy, to sygnał ostrzegawczy. Etatowy pracownik ma obowiązek osobistego świadczenia pracy – nie może wysłać kolegi zamiast siebie.

2. Podporządkowanie i brak samodzielności (Weisungsgebundenheit)

Etatowy pracownik podlega poleceniom pracodawcy: kiedy przychodzi do pracy, jak wykonuje zadania, w jakiej kolejności. Samozatrudniony sam decyduje o sposobie realizacji zlecenia – dostaje brief, a resztę organizuje po swojemu. Jeśli niemiecki zleceniodawca dyktuje godziny pracy, wymaga obecności na spotkaniach o ustalonej porze, nadzoruje każdy krok i każe poprawiać szczegóły na bieżąco – to wygląda jak stosunek pracy, nie współpraca B2B.

3. Integracja z organizacją zleceniodawcy (Eingliederung)

Pracownik jest częścią firmy: ma służbowy e-mail, wizytówkę z logo firmy, jest wymieniany na stronie internetowej jako członek zespołu, uczestniczy w wewnętrznych szkoleniach i meetingach. Samozatrudniony działa jako zewnętrzny dostawca – ma własne narzędzia, materiały promocyjne, stronę internetową, kilku klientów jednocześnie. Jeśli polski „freelancer” dostaje np. służbowy laptop, e-mail @firma.de i mówi klientom, że „pracuje dla tej firmy”, to nie wygląda już jak niezależny przedsiębiorca.

4. Brak przedsiębiorczego ryzyka (fehlendes Unternehmerrisiko)

Samozatrudniony ponosi ryzyko biznesowe: inwestuje w sprzęt, ponosi koszty, czasem realizuje zlecenie bez wynagrodzenia (jeśli efekt nie zadowoli klienta), ma wielu klientów, martwi się o płynność finansową. Etatowy pracownik dostaje stałą pensję co miesiąc, bez względu na to, czy firma ma zysk. Jeśli polski „freelancer” pracuje tylko dla jednego niemieckiego klienta, dostaje stałą kwotę miesięcznie, nie ponosi żadnych kosztów (bo wszystko zapewnia zleceniodawca), nie ma własnych klientów ani źródeł dochodu – to nie jest prawdziwy przedsiębiorca.

5. Wyłączność współpracy (ausschließliche Tätigkeit)

Jeśli ktoś pracuje wyłącznie dla jednego zleceniodawcy przez długi czas, to silny argument za uznaniem relacji za stosunek pracy. Niemieccy urzędnicy patrzą na to krytycznie: dlaczego ktoś miałby prowadzić działalność gospodarczą, skoro ma tylko jednego klienta? Prawdziwy samozatrudniony dywersyfikuje źródła dochodu.

6. Regularność i długoterminowość współpracy

Umowy cywilnoprawne zazwyczaj dotyczą konkretnego projektu: „stworzysz aplikację mobilną do końca czerwca”, „przeprowadzisz audyt i dostarczysz raport”. Etat to długoterminowa relacja: pracownik jest zatrudniony przez lata, wykonuje ciągle zmieniające się zadania. Jeśli polski „freelancer” współpracuje z niemiecką firmą od 3 lat, co miesiąc wystawia fakturę za „usługi konsultingowe” bez jasno określonego projektu – to przypomina etat z fałszywą etykietką.

Jak Niemcy wykrywają fikcyjne samozatrudnienie

Kontrole prowadzi przede wszystkim Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit – FKS) – niemiecka służba celno-skarbowa odpowiedzialna za zwalczanie pracy nierejestrowanej i oszustw składkowych. Zoll ma szerokie uprawnienia: może wejść na budowę, do firmy transportowej, biura czy zakładu produkcyjnego i sprawdzić dokumenty wszystkich pracujących tam osób.

Typowa kontrola Zollu może wyglądać tak:

1. Niezapowiedziana wizyta – kontrolerzy pojawiają się rano na budowie lub w biurze i żądają dokumentów od wszystkich obecnych.
2. Sprawdzenie statusu zatrudnienia – pytają, czy dana osoba jest zatrudniona na Arbeitsvertrag, czy współpracuje B2B. Żądają umów, faktur, dowodów rejestracji działalności gospodarczej (Gewerbeanmeldung).
3. Rozmowy z pracownikami – kontrolerzy pytają, jak wygląda praca: kto wyznacza zadania, czy można odmówić zlecenia, kto zapewnia narzędzia, czy można wysłać zastępcę.
4. Analiza dokumentów – sprawdzają umowy, faktury, korespondencję mailową, zapisy czasu pracy, instrukcje od zleceniodawcy.

Zoll wykrywa naruszenia i wszczyna postępowania, jednak kwestię statusu ubezpieczeniowego (czy to zależne zatrudnienie czy samozatrudnienie) w razie sporu rozstrzyga Deutsche Rentenversicherung (DRV) – niemiecki odpowiednik ZUS – w ramach procedury Statusfeststellungsverfahren. DRV bada faktyczny charakter współpracy i wydaje wiążącą decyzję o statusie.

Pamiętaj, że impulsem do kontroli bywają nie tylko rutynowe akcje w budownictwie czy transporcie, ale także donosy od konkurencji lub skonfliktowanych współpracowników.

Warto się zastanowić, czy pozorne oszczędności na składkach są warte ryzyka paraliżu firmy. Nawet drobne niesnaski lub jeden błąd w umowie mogą ściągnąć na Ciebie kontrolę, która podważy sens całego modelu biznesowego. Działanie na skróty w starciu z niemieckim systemem kontroli to ryzykowna gra, a stawka jest często wyższa niż wypracowany zysk.

Konsekwencje dla polskiej firmy i niemieckiego zleceniodawcy

Gdy zostanie stwierdzone fikcyjne samozatrudnienie, obie strony mogą mieć poważne kłopoty.

Dla niemieckiego zleceniodawcy:

• Wsteczne składki na ubezpieczenia społeczne – musi zapłacić wszystkie zaległe składki pracownicze i pracodawcze za cały okres współpracy w ramach niemieckiego systemu ubezpieczeń społecznych (Sozialversicherung). Roszczenia o składki przedawniają się standardowo po 4 latach, a przy umyślnym działaniu nawet po 30 latach. Może to być dziesiątki tysięcy euro.
• Kary finansowe – wysokość kar zależy od kwalifikacji naruszeń (np. niezgłoszenie do ubezpieczeń, naruszenia płacowe). W obszarze kontroli FKS grzywny mogą sięgać nawet 500 000 euro.
• Podatek od wynagrodzeń – musi naliczyć i odprowadzić niemiecki podatek dochodowy od wypłaconych kwot.
• Odpowiedzialność karna – w skrajnych przypadkach (celowe oszustwo, zorganizowana działalność) grozi odpowiedzialność karna, typowo na podstawie § 266a StGB (nieodprowadzenie składek jako pracodawca) – kara do 5 lat więzienia, a w ciężkich przypadkach wyżej.
• Utrata reputacji – klienci i partnerzy biznesowi odcinają się od firm podejrzanych o oszustwa składkowe.

Dla polskiej firmy (wykonawcy):

• Dotkliwe sankcje i ograniczenia – w zależności od przypadku może to obejmować wstrzymanie prac do czasu wyjaśnienia, wysokie kary finansowe, a także wpisy i wykluczenia w przetargach publicznych.
• Kary finansowe – wysokość kar zależy od rodzaju naruszeń w obszarze FKS i może sięgać nawet 500 000 euro za organizowanie nielegalnego zatrudnienia.
• Wsteczne składki na niemieckie ubezpieczenia społeczne – jeśli polska firma delegowała pracowników do Niemiec bez odpowiednich formalności, może zostać zmuszona do zapłaty składek w Niemczech. Możliwa jest także kolizja z opłacaniem składek w Polsce (kwestie certyfikatu A1 i podwójnych systemów ubezpieczeniowych).
• Odpowiedzialność solidarna – jeśli niemiecki zleceniodawca nie zapłaci kar, Zoll może ściągnąć je z polskiej firmy.
• Problemy z delegowaniem pracowników – wątpliwości co do legalności delegowania mogą skutkować utratą certyfikatu A1 i kontrolami w innych krajach UE.

Dla „freelancera” (osoby wykonującej pracę):

• Uznanie za pracownika etatowego – musi zostać zgłoszony do niemieckich ubezpieczeń społecznych, co oznacza obowiązek płacenia składek od zarobków.
• Roszczenia pracownicze – może dochodzić zaległych świadczeń: płatnego urlopu, wynagrodzenia za nadgodziny, ochrony przed zwolnieniem.
• Problemy z ubezpieczeniami – jeśli formalnie opłacał składki w Polsce jako samozatrudniony, a Niemcy uznały go za pracownika etatowego w Niemczech, może nastąpić kolizja systemów ubezpieczeniowych.

Jak uniknąć zarzutu fikcyjnego samozatrudnienia?

Kluczem jest prawdziwa samodzielność współpracy. Jeśli faktycznie chcesz działać B2B z niemieckim klientem, zadbaj o spełnienie następujących warunków:

1. Miej wielu klientów, nie tylko jednego

Prawdziwy przedsiębiorca nie jest zależny od jednego zleceniodawcy. Dywersyfikuj źródła dochodu – współpracuj z kilkoma firmami jednocześnie. Jeśli 100% Twoich przychodów pochodzi od jednego niemieckiego klienta, to dla organów kontrolnych czerwona lampka.

2. Samodzielnie organizuj pracę

Nie przyjmuj poleceń dotyczących godzin pracy, miejsca wykonywania zadań, kolejności działań. Negocjuj brief i deadline, a potem sam zarządzaj projektem. Jeśli niemiecki klient wymaga obecności w biurze od 9 do 17, to już nie jest B2B.

3. Ponoś ryzyko przedsiębiorcze

Inwestuj w swoje narzędzia, sprzęt, oprogramowanie. Nie korzystaj wyłącznie z zasobów klienta. Akceptuj model wynagrodzenia za efekt (fixed price za projekt), nie za czas (hourly rate jak etatowiec).

4. Nie integruj się z organizacją klienta

Nie używaj firmowego e-maila klienta, nie siedź na stałym biurku, nie bierz udziału w wewnętrznych strukturach (jak linie raportowania, oceny pracownicze). Jesteś zewnętrznym dostawcą, nie członkiem zespołu.

5. Możliwość zastępstwa

W umowie zapisz, że możesz zlecić wykonanie zadania podwykonawcy. Nie musisz tego robić w praktyce, ale samo prawo do tego pokazuje, że nie chodzi o osobiste świadczenie jak w etacie.

6. Krótkoterminowe projekty zamiast długich kontraktów

Zamiast „współpracy na czas nieokreślony”, podpisuj umowy projektowe: „stworzenie aplikacji XYZ do 31 sierpnia”, „audyt systemu ABC w Q1 2026”. Po zakończeniu projektu możesz podpisać kolejny, ale zawsze z konkretnym celem i terminem.

Specyfika branży budowlanej i transportowej

W budownictwie i transporcie problem Scheinselbständigkeit jest szczególnie palący. Przykładowo, polska firma wysyła brygadę do Niemiec – formalnie każdy jest „samozatrudniony”, wystawia faktury, ale w praktyce wszyscy pracują pod kierownictwem niemieckiego kierownika budowy, mają wyznaczone godziny, dostają narzędzia od zleceniodawcy, nie mają innych klientów.

• Budownictwo

Zoll regularnie kontroluje budowy w całych Niemczech. Jeśli stwierdzi, że „samozatrudnieni” murarze czy elektrycy faktycznie pracują jak etatowcy, wszczyna postępowanie, które może zakończyć się nakazem wstecznego zgłoszenia do ubezpieczeń i nałożeniem kar. Dla polskiej firmy budowlanej to może oznaczać nie tylko kary finansowe, ale też utratę kontraktów i reputacji na niemieckim rynku.

• Transport

Podobnie w transporcie – kierowcy formalnie „samozatrudnieni”, wynajmujący własne auta, ale realizujący wyłącznie zlecenia jednej spedycji, pod pełną kontrolą koordynatora, bez możliwości odmowy tras. To klasyczny przypadek Scheinselbständigkeit.

W tych branżach kluczowe jest prawidłowe delegowanie pracowników zgodnie z wymogami niemieckimi: formularze A1, zgłoszenie do Zollu, przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia, ubezpieczenia. Jeśli polska firma chce legalnie wysyłać ludzi na niemieckie budowy czy trasy, musi to robić jako delegowanie etatowych pracowników, nie jako „współpraca B2B”.

Statusfeststellungsverfahren – jak uzyskać oficjalne potwierdzenie statusu?

Statusfeststellungsverfahren to procedura ustalania statusu zatrudnienia prowadzona przez Deutsche Rentenversicherung (DRV). Możesz dobrowolnie wystąpić o zbadanie, czy Twoja współpraca z niemieckim klientem jest faktycznie B2B, czy powinna być traktowana jako etat. DRV analizuje umowy, faktury i faktyczny model współpracy, a następnie wydaje decyzję wiążącą dla obu stron.

Zalety procedury:

• Pewność prawna – jeśli dostaniesz potwierdzenie statusu samozatrudnionego, znacznie zmniejszasz ryzyko późniejszych problemów z kontrolami
• Oficjalny dokument – decyzja DRV chroni przed arbitralnymi interpretacjami podczas kontroli Zollu
• Możliwość wyjaśnienia wątpliwości przed rozpoczęciem współpracy

Wady procedury:

• Negatywna decyzja zmusza do przekształcenia współpracy w etat lub jej zakończenia
• Proces może trwać kilka miesięcy
• Ujawnienie współpracy organom – jeśli wcześniej istniały nieprawidłowości, mogą zostać wykryte

Warto skorzystać z tej procedury przy długoterminowych kontraktach o dużej wartości, zwłaszcza jeśli masz wątpliwości co do spełnienia kryteriów B2B. Deutsche Rentenversicherung publikuje szczegółowe informacje o procedurze na swojej stronie internetowej.

Jeśli zamierzasz współpracować z niemieckimi zleceniodawcami lub już to robisz i obawiasz się zarzutu Scheinselbständigkeit, warto skonsultować się z doświadczonym biurem prawno-podatkowym. Specjaliści pomogą:

• Ocenić ryzyko – przeanalizują umowy, faktury, faktyczny model współpracy i wskażą, czy istnieje ryzyko uznania za fikcyjne samozatrudnienie
• Przeprojektować współpracę – zasugerują zmiany w umowach i praktyce, by faktycznie spełniać kryteria B2B
• Prawidłowo zarejestrować działalność w Niemczech – jeśli regularnie świadczysz usługi dla niemieckich klientów, możesz potrzebować rejestracji podatkowej w Niemczech, co dodatkowo legitymizuje Twój status przedsiębiorcy

Kompleksowa obsługa prawno-podatkowa w Niemczech to inwestycja, która chroni przed wielokrotnością wyższymi stratami: karami, utratą kontraktów, problemami z ubezpieczeniami społecznymi po obu stronach granicy.

Scheinselbständigkeit to pułapka, w którą łatwo wpaść, szczególnie gdy chcesz zdobyć i utrzymać lukratywny kontrakt z niemiecką firmą. Niemieccy zleceniodawcy często sami preferują B2B, bo oszczędzają na składkach i unikają obowiązków pracodawcy. Ale gdy przyjdzie kontrola, to Ty jako polski przedsiębiorca poniesiesz konsekwencje: kary, ograniczenia w działalności, utrata reputacji. Warto więc od początku zadbać o rzeczywistą samodzielność współpracy lub – jeśli faktycznie chodzi o etat – otwarcie załatwić formalności związane z zatrudnieniem w Niemczech.