wsparcie dla polskich firm w Europie
wsparcie dla polskich firm w Europie
Zdarzają się sytuacje, w których standardowe przepisy unijne dotyczące zabezpieczenia społecznego po prostu nie wystarczają. Pracownik zostaje oddelegowany na dłużej niż 24 miesiące, współpracuje z kilkoma zagranicznymi podmiotami albo jego rola nie mieści się w klasycznych ramach zatrudnienia transgranicznego. Wtedy z pomocą przychodzi porozumienie wyjątkowe – narzędzie, które pozwala zachować ciągłość ubezpieczenia w Polsce, mimo nietypowych warunków pracy za granicą.
To rozwiązanie przewidziane w art. 16 rozporządzenia 883/2004 WE dotyczącego koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Umożliwia ono instytucjom z dwóch (lub więcej) państw członkowskich uzgodnienie, że w konkretnym przypadku zastosowane zostanie odmienne ustawodawstwo niż wynika to z zasad ogólnych.
Mówiąc prościej – pracownik, który powinien podlegać systemowi ubezpieczeń w kraju, w którym faktycznie pracuje, może – za zgodą obu instytucji – pozostać w polskim systemie. Wniosek o zawarcie porozumienia składa pracodawca (lub osoba prowadząca działalność), a decyzję podejmuje ZUS w porozumieniu z odpowiednią instytucją zagraniczną.
ZUS analizuje każdy przypadek indywidualnie, ale istnieje kilka typowych sytuacji, w których porozumienie wyjątkowe ma zastosowanie.
Najczęstsze scenariusze:
Warto pamiętać, że zawarcie porozumienia wyjątkowego nie jest automatyczne – wymaga rzetelnego uzasadnienia interesu zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
| Kolejność działań | Co należy zrobić | Instytucja |
| Etap 1 | Przygotować wniosek o zawarcie porozumienia (formularz US-36) | Pracodawca / osoba delegująca |
| Etap 2 | Uzasadnić wniosek – wskazać przyczyny i interes obu stron | ZUS |
| Etap 3 | Przekazać dokumenty do instytucji w kraju, gdzie praca jest wykonywana | ZUS / instytucja zagraniczna |
| Etap 4 | Uzgodnić i podpisać porozumienie wyjątkowe | Obie instytucje |
| Etap 5 | Uzyskać zaświadczenie A1 potwierdzające właściwe ustawodawstwo | ZUS |
Zazwyczaj ZUS rozpatruje takie sprawy w terminie do 3 miesięcy, ale ostateczny czas zależy od współpracy z zagraniczną instytucją.
Korzyści są konkretne i wymierne:
To szczególnie ważne przy długoterminowych delegacjach specjalistów lub projektach realizowanych przez firmy działające w kilku krajach jednocześnie.
W praktyce zawarcie porozumienia wyjątkowego wymaga znajomości nie tylko polskich przepisów, lecz także zasad obowiązujących w innych państwach Unii. Dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy znają realia delegowania i mogą przygotować poprawny wniosek, z kompletem argumentów oraz dokumentów.
Zespół BZ-Polska od lat wspiera przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce i za granicą. Pomagamy w kwestiach takich jak delegowanie pracowników do Niemiec, rozliczenia transgraniczne, a także stałe doradztwo prawno-podatkowe dla firm działających międzynarodowo. Dzięki doświadczeniu naszych doradców przedsiębiorcy zyskują pewność, że wszystkie formalności związane z ubezpieczeniami społecznymi i obowiązkami pracodawcy zostaną przeprowadzone prawidłowo – niezależnie od kraju, w którym wykonywana jest praca.
Dowiedz się więcej na ten temat z artykułu: Zasady oddelegowania pracownika – z jakim wyprzedzeniem należy poinformować pracownika o oddelegowaniu za granicę?
Czy porozumienie wyjątkowe może obowiązywać bezterminowo?Nie. Zazwyczaj zawierane jest na czas określony, np. do 3 lat. Po jego zakończeniu można ubiegać się o kolejne.
Czy pracownik może sam złożyć wniosek?Nie. Wniosek składa pracodawca lub osoba prowadząca działalność gospodarczą.
Czy wszystkie kraje zgadzają się na porozumienia wyjątkowe?Nie. Zgoda obu stron jest konieczna, a niektóre instytucje stosują bardzo restrykcyjne kryteria.
Czy zawarcie porozumienia zawsze oznacza wydanie A1?Tak – jeśli porozumienie zostanie podpisane, ZUS wydaje zaświadczenie A1 potwierdzające objęcie polskim ustawodawstwem.
